La definición de ofimática se refiere específicamente al conjunto de aplicaciones, técnicas relacionadas a las herramientas informáticas que generalmente se utilizan con la finalidad de optimizar y mejorar todos aquellos procedimientos y tareas que tengan que ver justamente con la informática, ya sea comercial, empresarial o particular.
Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimática nos dan la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que se necesita por ejemplo, en un oficina y un punto importante a destacar con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar conectadas a una red local o bien, a Internet.
Como bien dijimos anteriormente, el objetivo principal de la ofimática es que cualquier actividad que deba ser hecha de manera manual en una oficina o empresa pueda ser de alguna manera automatizada con las herramientas a las cuales hicimos referencia anteriormente. Es importante tener en cuenta el hecho de que la ofimática comenzó su desarrollo en el ademada de los ’70 cuando a su vez se produjo una masificación en la implementación de los equipos utilizados en oficinas o empresas que comenzaron a incluir en sus tareas todo tipo de microprocesadores y a la vez, utilizando herramientas ofimáticas mucho más modernas.
Para que podamos entender el concepto de ofimática, podemos citar el ejemplo más claro del reemplazo de las maquinas de escribir por las computadoras, los procesadores de texto, e incluso, programas informáticos que dictan los textos que deben ser escritos, para que la personas puedan transcribirlos de manera más rápida. Por otro lado, debemos decir que la mayoría de las empresas y oficinas que utilizan sistemas de ofimática para poder facilitar las tareas ya existentes utilizan lo que se denomina “paquete de ofimática”, el cual hace referencia precisamente al conjunto de herramientas que nos ayudan a realizar dichas tareas y si bien podemos encontrar paquetes de ofimática más básicos que otros, generalmente todos incluyen herramientas tales como: procesador de texto, hoja de calculo, base de datos, programas para el armado de presentaciones multimedia, programas para utilizar e-mail, correos de voz, o mensajeros instantáneos.
Herramientas ofimáticas
Word
Aunque sus posibilidades van mucho más allá, es un PROCESADOR DE TEXTOS. Si lo que usted desea es redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario; ésta es su aplicación soñada.
También puede, claro está, utilizar toda su potencia, crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.
Excel.
Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA. Advertencia: Su utilización puede causarle un suspiro de alivio. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito.
Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades... también podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc.
y los tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.
Access.
Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la diferencia del resultando de su creación. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.
Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.
PowerPoint.
Utilidad ideal para realizar PRESENTACIONES.
Una forma amena para presentar a los demás sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc.
Es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien, enviar el archivo y dejar que se explique por si mismo.
Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara Web y un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación.
Outlook.
Administra su CORREO electrónico. Pero va mucho más allá…si es una persona ocupada, con muchas actividades, o se contacta con mucha gente, dará las gracias a esta aplicación en más de una ocasión.
Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más.
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